Henrik Jørgensen fra X²box giver her gode råd til, hvordan man kan planlægge en travl sæson med kapsejlads og den interne kommunikation på holdet.
Så er dagene ved at være så lange, at det er tid til at starte planlægningen af årets kapsejladser. På X²box er vi allerede godt i gang med at skabe overblik over, hvilke sejladser vi skal deltage i og hvilke gaster, der kan deltage i hvilke sejladser.
Når man skal have aktiveret en besætning på 10 mand har erfaringerne vist, at der kræves en hel del planlægning. Det er således kritisk at sikre at basisbesætningen er på plads, og at man samtidig har nogle reserver, der løbende kan tilkaldes, hvis det er nødvendigt. Men uden at have et overblik kan det være svært at vide, hvornår problemerne kan opstå.
På X²box har vi i år valgt at skabe dette overblik ved følgende:
- Simpel kalender oversigt - oversigten indeholde de sejladser vi planlægger at deltage i. Formatet er en køleskabskalender der er hurtig at overskue og tillige kan sætte op i hjemmet, så familien ved hvornår man er på vandet. Vi anvender Excel til kalenderen, og den kan derfor nemt tilrettes andre bådes kalender.
Bemandingsliste
For at sikre at vi ved hvem der kan deltage i de enkelte sejladser, har vi etableret en bemandingsliste, hvor den enkelte kan melde til/fra til den enkelte sejlads. Herved ved vi på forhånd, hvornår reserverne skal indkaldes, og hvilke sejladser der kan aflyses allerede, inden vi møder op i havnen.
Bemandslisten giver et godt overblik over, hvem der kan hvornår, og denne her er i øvrigt baseret på forarbejde fra Arcona 430'eren Sirenita i Rungsted :-)
Listen indeholder de planlagte kapsejladser, men og de vigtige transportsejladser. Samtidig indeholder navne, telefonnumre, e-mails på basisbesætningen, reserveriste og eksterne gæster (som f.eks. sejlmagere, bådkonstruktører, bankforbindelser, konen og mange andre J)
Formatet er en Excel som hurtigt opdateres men også tilrettes andres både. Bemærk, at modellen tillige viser det enkelte besætningsmedlems aktivitet på vandet (sejladser og estimeret timer).
Kommunikation før/under/efter sejladserne
For at sikre den seneste information har vi oprettet en Facebook side. Her kan besætningen se den seneste information & status, dele billeder og beskeder.
En Facebook side kan bruges til at holde mandskab og familier opdateret.
Siden bruges også til at give status før/under/efter sejladserne.... Og især ved distancesejladser bruges siden til at give korte update og billeder til landkrabberne.
Opsætningen af denne Facebook side er tager under 10” og har vist sigt at være særdeles udbytterig.
